Управление кассовыми документами — одна из главных задач для крупных розничных сетей.
Ежедневно в каждом магазине создается огромное количество документов: приходные и расходные кассовые ордера, листы кассовой книги. Согласно законодательству, все эти документы должны быть тщательно оформлены, подписаны и сохранены. В обычные дни может обрабатываться до 400 тысяч документов, а в пиковые периоды — до 700 тысяч. Это огромный объем работы, требующий значительных ресурсов и времени для обработки и хранения.
Одна из крупнейших розничных сетей в России, включает более 25 тысяч магазинов по всей стране. В каждом из них обрабатываются кассовые документы, которые нужно не только оформлять и хранить, но и обеспечивать их долгосрочное сохранение и быстрый доступ для аудита. Ручная обработка такого количества данных не только трудоемка, но и сопряжена с рисками потери или порчи документов.
Задача компании «Логстрим» заключалась в создании системы, способной справиться с таким объемом данных, минимизируя при этом риски и затраты. Также необходимо было обеспечить надежное хранение информации, выполнения нормативных требований и внедрение электронной подписи для каждого документа.
В процессе разработки системы специалисты «Логстрим» столкнулись с дополнительной сложностью — высокой мобильностью кассиров. Кассиры могли менять место работы, переходя из одного магазина в другой, даже в разных регионах, что создавало путаницу и проблемы с идентификацией, и требовало дополнительных ресурсов для контроля и управления. Необходимо было идентифицировать конкретных кассиров и руководителей среди тысяч сотрудников, чтобы обеспечить точность и безопасность документооборота.
Эффекты от внедрения автоматизации кассового документооборота
Автоматизация кассового документооборота принесла значительные выгоды, способствуя оптимизации и повышению эффективности работы сети.
Снижение затрат. Переход на электронный документооборот позволил сократить расходы на печать, хранение и транспортировку бумажных документов, что дало существенную экономию.
Минимизация риска потери документов. Электронное хранение документов гарантировало их сохранность и легкий доступ. В традиционной системе бумажные документы могли быть утеряны или повреждены, что грозило штрафами и необходимостью восстановления информации. Электронный архив решил эти проблемы.
Ускорение бизнес-процессов. Время на обработку и подписание документов значительно сократилось. С внедрением автоматизированной системы кассиры и руководители смогли уделять больше времени своим основным обязанностям.
Соответствие законодательным требованиям. Электронные документы соответствуют всем нормативным требованиям и обладают юридической силой. Возможность быстро и без ошибок предоставить необходимые документы облегчила процесс аудита и снизила риск получения штрафов.
Упрощение внутренних проверок. Внедрение электронной системы позволило сократить количество ошибок и недочетов, ранее возникавших из-за человеческого фактора. Автоматизация обеспечила точность и своевременность данных, что упростило работу внутренних и внешних аудиторов.
Реализация проекта
Компания «Логстрим» разработала и внедрила проект на основе платформы, разработанной заказчиком, и платформы OpenText.
Платформа отвечает за обработку документов, создаваемых на кассовых аппаратах в магазинах. Эти документы фиксируются в системе и передаются в центральную систему для дальнейшей обработки и архивирования. Кассиры подписывают документы простой электронной подписью (ПЭП), после чего главный бухгалтер подписывает их квалифицированной электронной подписью (КЭП). Это обеспечивает юридическую силу документов и их соответствие законодательным требованиям. Подписанные документы загружаются в систему документооборота, что позволяет централизовать управление и хранение данных.
OpenText использовали для архивного хранения документов в соответствии с законодательством. В OpenText документы архивируются, обеспечивая их долгосрочное хранение и доступность. Сотрудники могут легко найти и предоставить документы по запросу налоговых органов или внешних аудиторов. Архив хранит XML-данные для аналитиков и разработчиков, что позволяет проводить глубокий анализ и разрабатывать улучшения на основе реальных данных. Кроме того, OpenText генерирует PDF-версии документов, что экономит дисковое пространство и обеспечивает быстрый доступ к визуальным представлениям документов.
Помимо передачи и хранения большого объёма данных, была реализована электронная подпись отчетов. Это позволяет централизовать управление кассовыми документами, существенно снизить затраты и улучшить контроль за кассовыми операциями.
Автоматизация кассового документооборота открыла новые возможности для повышения эффективности работы крупных розничных сетей. Опыт показывает, что внедрение современных технологий позволяет не только снизить затраты, но и обеспечить высокую степень надежности и соответствие требованиями законодательства.
Пример данного проекта доказывает, что автоматизация и цифровизация приносят реальные, осязаемые результаты. Компания создала единую централизованную систему, обеспечивающую полный контроль за кассовыми операциями и документами. Благодаря этому были достигнуты значительные улучшения в управлении, сокращены операционные расходы и повышена общая эффективность бизнеса.
Можно с уверенностью сказать, что «Логстрим» стала первой компанией, которая создала такой масштабный уникальный проект автоматизации кассового документооборота в розничной сети.
